最近ホームページのフォームからの迷惑メールの数が増えたというお声をお客様から頂いたので対処方法のご紹介です。
迷惑メールが届くことにより確認や削除の手間が増え、ストレスが増えると共に本業のビジネスにも悪影響が出てしまいますので適切な対応をしていきましょう。
迷惑メールの2種類
一概に迷惑メールといっても主に2種類あるかと思います。
①海外から送られてくるようなスパム系自動迷惑メール。
②ビジネスに繋がらない迷惑なメール。いわゆる自動や手動での営業メール。
スパム系迷惑メールに対してはシステム的な対応が有効で下記は主に①への対策、対処法になりますが、「警告文の記載」、「ラベルやボックスへの振り分け管理」や「禁止用語リスト」は②人為手動的な営業メールに対してでも有効です。
迷惑メール対策と対処法
状況によっても最適な方法は異なりますが迷惑メール対策の一例ご紹介します。
難易度も記載していますが、想定としては下記の担当者を想定したレベルでご自身で対応する場合の難易度です。
難易度想定：企業のホームページの管理担当として日々のお知らせ更新などを任せれているけれどもそこまで専門的な知識があるわけではなく、基本的なサーバードメイン管理等はホームページ制作会社に任せている方。
メーラーの迷惑メールフィルターのレベルを上げる（難易度 低）
メーラーによっては迷惑メールのフィルターレベルというものを変更することができます。
Outlookの場合、迷惑メールのオプションで「自動処理なし」「低」「高」「セーフリストのみ」 等を選択したりブラックリスト（受信拒否リスト）やホワイトリストを設定ができます。
設定はメーラーのバージョンによって異なるので個々ご確認下さい。
但し、フィルターレベルを上げた場合通常のメールも迷惑メールに振り分けられる可能性もあるので定期的な迷惑メールボックスの確認をおススメします。
また、迷惑メールが届くことじたいは止められずパソコンのメーラー毎に都度設定作業が必要になります。
ラベルやボックスへの振り分け管理（難易度 低）
対処療法になりますが、メーラーにおけるラベルやボックスへの振り分け管理も一つの方法です。Outlookであればメールボックス、Gmailであればラベルの自動振り分けの仕分け設定をして一旦全て専用のフォルダーやラベルに入るようにします。
その後その中で必要なメールと迷惑メールを振り分ける方法です。
毎回毎回受信通知が届き、ほとんど迷惑メールだったという精神的ストレスは無くなります。
より仕分けを効率的に行うにはフォームへの項目追加とメーラー側の設定が必要になるので必要でしたらホームページ制作会社に相談しましょう。
警告文の記載（難易度 低）
お問い合わせページやフォームの冒頭に 営業メールお断り、悪質な場合は法的対応致します。等の文言を記載するのも手動での営業メールに対しては有効な対策になります。
（自動的なスパムには影響力ゼロですが・・・。）
併せてサイトの利用規約やプライバシーポリシーのページ等にも営業メールへの対応方法を記載しておきます。
現実的には余程悪質でない限り、注意書きの文言を根拠に裁判等起こしても労力や費用の方が勝ってしまいますが、警告文が有る無しで心理的なハードルは大きく変わり手動での営業迷惑メールは減るかと思います。
弊社内で実験的に行ってみたところ1/4～1/5に減った実績もございます。
WordPress 禁止用語リスト（コメントブラックリスト）での対処（難易度 低）
ホームページ制作でよく使われているCMS、WordPressでホームページが管理されている場合、下記のような対策も可能です。
WordPress の設定の中で禁止用語リスト（コメントブラックリスト）を登録することができるのでそれを登録することも有効な手段です。
こちらはContact Form7を使用していない場合でも有効です。
管理画面＞設定＞ディスカッション＞コメント内で許可されないキーワード
にキーワードを登録します。
注意点として登録の仕方によっては正常なメールも弾かれてしまうので毎回届く特殊な単語やアドレスを登録しましょう。
メールサーバーでの対処（迷惑メールフィルター）（難易度 中）
メールサーバーによってはサーバー側での迷惑メール対策を提供しています。その設定が適用されているかどうかを確認しましょう。
設定自体は難易度高くないかと思いますが、サーバーの管理者権限等が必要になってきます。
持っていない場合はホームページ管理会社に相談しましょう。
メールサーバーでの対処（国外IPアドレスフィルター）（難易度 中）
悪質なスパム系自動迷惑メールは海外からやってくることが多いです。メールサーバーによってはIPアドレスで制限をかけて海外からのアクセスを制限することも可能です。
但し、グローバルにビジネス展開をしている場合はこの方法は使えないので注意しましょう。
GoogleのreCAPTCHA 導入（難易度 高）
ホームページのフォーム経由で迷惑メールが届く場合はGoogleのreCAPTCHAが有効です。
「reCAPTCHA」聞きなれない言葉ですが、一度はどこかで見たことがあるかと思います。
「私はロボットではありません」の文言とともに表示されるチェックボックスや画像を選べといったものがreCAPTCHAです。
（バージョンによってはそういったチェックボックス自体が表示されない場合もあります）
reCAPTCHAはGoogleが提供しているサービスで、スパム系自動迷惑メールやbot攻撃を防ぐために、機械的なものなのか、人による対応なのかを自動識別してくれます。
旧バージョンのreCAPTCHAv2は画像認証の為、ユーザー側の手間が少しかかりますが、reCAPTCHAv3は特にユーザー側の負担をかけることなくスパムメールの判定をしてくれます。
但し、100％防げるというわけではなくユーザーの動作などGoogleの統計データを元にしているスパムスコアを元に判定しているようですが、ケースによっては人間がちゃんと送ったメールもスパム判定されてしまうことも・・・。
また、導入においては設定登録やプログラム導入が必要になる場合もありご自身で行うにはハードルが高いのでまずはホームページ制作会社に相談しましょう。
WordPress Contact Form7での場合の対処（難易度 高）
ホームページ制作でよく使われているCMS、WordPressの中でもメジャーなフォームプラグインである「Contact Form7」を使っている場合は下記のような対策も可能です。
・同じ人が連続して送信できなくなるように送信時間のインターバルを指定する方法
・特定のIPアドレスからの送信を制限する方法
・日本語の割合が規定以下の場合は制限する方法
・クイズ機能を使い人間とロボットを判断する方法
WordPressやプラグインのバージョン、他のシステムとの干渉等により動作しないこともあり、プログラムの追加の必要がある場合もあるのでまずはホームページ制作業者に相談してみてください。
究極の迷惑メール対策はフォームを無くすこと!?
今まで色々な迷惑メール対策をお伝えしてきましたが、究極の対策方法として「フォームを外してしまう」ということも選択肢に入れてもよいかもしれません。
ビジネスにおいて問い合わせ獲得を主目的においている場合は難しいかもしれませんが、フォームを外しても連絡が取れるように電話番号を記載したり、メールアドレスを画像として記載し直接ユーザーにメールを送ってもらうこともできます。
メールアドレスをテキストではなく画像にすることによりメールアドレス収集から逃れやすくなります。
フォームを外すことによりユーザーの利便性は下がりますが、それでも確度の高い真のお客さんは問い合わせをしてくれるという考えを持てるなら有効な手段です。
迷惑メール対策には、自分で行える簡単な対策から、ホームページ制作業者が対応する費用のかかる対策までさまざまな方法があります。重要なことは、100％有効な迷惑メール対策は存在しないため、完璧を追求しすぎてストレスを感じないようにすることです。迷惑メールとの対策は常に新たな手段が生まれる「いたちごっこ」のようなものであり、柔軟な姿勢で対策を講じることが重要です。
コメント